Parafering en wat stilte betekent

Doelgroep: beheerders die paraferingsroutes inrichten, en medewerkers die een stap in zo'n route moeten zetten.

Een paraferingsroute is een rij stappen langs een besluit, een document of een zaak. Elke stap wijst iemand aan, en pas als die stap gezet is gaat de route verder. Deze pagina beschrijft twee dingen die daar sinds kort bij horen: een stap kan een regel aanwijzen in plaats van een persoon, en een stap kan zelf vastleggen wat het betekent als er niets gebeurt.

1. Een stap kan een regel aanwijzen

Een stap draagt een persoon of een regel, nooit allebei. De regels zijn:

• manager-of-subject-owner: de leidinggevende van degene die het onderwerp bezit.
• manager-of-actor: de leidinggevende van de persoon die de stap noemt.
• substitute-of-actor: de vervanger van die persoon.

De regel wordt pas opgelost op het moment dat de stap aan de beurt is, niet bij het starten van de route. Een route die in maart begint en in september bij stap drie aankomt, vraagt dus de leidinggevende van september. Stappen die al getekend zijn blijven staan zoals ze getekend zijn.

De uitkomst wordt op de stap zelf vastgelegd, samen met welke regel hem opleverde en wanneer. De route kan daarna nog steeds vertellen waarom juist deze persoon gevraagd is.

Als de regel niemand oplevert

Dan gaat de stap niet live en krijgt degene die de route start een foutmelding die de regel en het onderwerp noemt. Dat geldt ook als de regel twee mensen oplevert, en als de gevonden persoon geen account heeft op deze installatie.

Er is met opzet geen terugval op de eigenaar van de route of op een beheerder. Een handtekening van iemand die de route nooit gevraagd heeft, is achteraf niet te onderscheiden van een echte.

2. Wat stilte betekent

Elke stap draagt onSilence, met vier mogelijke waarden.

Waarde	Wat er gebeurt als de termijn verloopt
hold	Niets. De stap blijft open en iemand moet hem alsnog zetten. Dit is de standaard.
approve	De stap wordt afgerond als akkoord en de route gaat verder.
refuse	De stap wordt afgerond als afgewezen en de route sluit.
escalate	De stap gaat naar de leidinggevende van de aangewezen persoon, met een nieuwe termijn, eenmalig.

hold is de standaard, en dat is wat elke bestaande route betekent. Er verandert dus niets aan routes die al lopen.

approve mag alleen een beheerder instellen. Stilte die goedkeurt is een handtekening die niemand gezet heeft, en of dat acceptabel is, is een keuze van de organisatie en niet van degene die toevallig een route zit te bewerken.

Een stap zonder termijn verloopt nooit, wat er ook in onSilence staat. Een ontbrekende einddatum is geen verstreken einddatum.

3. Wie wordt er gewaarschuwd, en wanneer

Een stap kan askSubstituteAfter dragen: een breukdeel van de termijn, tussen 0 en 1. Staat er 0.5 en duurt de termijn tien dagen, dan wordt na vijf dagen ook de vervanger gevraagd. Beiden krijgen bericht, beiden mogen tekenen, en wie het eerst tekent sluit de stap. De oorspronkelijke persoon wordt dus niet vervangen, er komt iemand bij.

Is er geen vervanger te vinden, dan wordt dat op de stap vastgelegd en krijgt de oorspronkelijke persoon daar bericht van. De termijn en de betekenis van stilte blijven ongewijzigd. Geen vervanger hebben is een normale situatie en mag de route niet ophouden.

Verloopt de termijn en treedt er een beleid in werking, dan krijgt degene die zweeg bericht van wat zijn stilte betekend heeft. Bij escalate krijgt ook de leidinggevende bericht dat de stap nu van hem is.

Alles gebeurt via een achtergrondtaak die elk uur draait. Die taak legt elke verandering vast als een actie op naam van het systeem, met de gehanteerde regel erbij, zodat later te lezen is waarom een stap bewoog terwijl niemand tekende. De taak is veilig om twee keer te draaien: een stap die al verlopen is wordt overgeslagen.

4. Is dit onderwerp rond

Een andere app die een zaak of een dossier wil sluiten, stelt decidiq één vraag: is alles wat moest tekenen, getekend. Het antwoord is ja of nee, en bij nee noemt het de route, de stap en de persoon waarop gewacht wordt.

GET /apps/decidiq/api/approval-routes/clearance?subject=<uuid>&subjectSchema=<slug>

Een route draagt required, standaard true. Een route die op false staat blokkeert nooit. Een route waarvan niets bekend is, blokkeert wel: een route die iemand de moeite waard vond om te starten is een route waarop iemand wacht.

Een app die decidiq niet kan bereiken, behandelt het onderwerp als niet rond. Het ontbreken van een besluitmotor is geen goedkeuring.

Hetzelfde antwoord reist mee op ApprovalRouteConcludedEvent, zodat een app die de uitkomst overneemt er niet apart om hoeft te vragen. Een leeg antwoord op dat event betekent dat er geen antwoord meegereisd is, niet dat het onderwerp rond is.